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2012/04/30 / 織田紀香

簡報這樣做才對

簡報善用肢體語言

以前我做簡報的時候搞不大清楚PPT的主要用途,是的、沒錯,大多數人都知道『簡報』就是用來作『簡報』用的,可是很多人卻喜歡拿簡報來當作『計畫書』寫。對,拿簡報當計畫書寫,然後投影在布幕上?這算是什麼邏輯,但很多人就是搞不清楚為什麼簡報會與計畫書畫上等號,事實上也不應該這樣用。

起先我也不大懂,直到我持續測試看簡報聽眾的反應,我這才理解,每個人的眼球其實大多時候都是飄忽不定,如果簡報上的字太多,有的人會認真選擇閱讀、有的人則是選擇忽略。而講者呢?此時講者講什麼就不是那麼重要,因為跑去讀字多的人被字給緊緊吸引住,專注力發散的人則根本呈現思緒無法集中的狀態,什麼資訊都接收不到。

所以我慢慢的改用鮮豔跳Tone的顏色做標題,將字數縮減,然後把字體放大,此時焦點慢慢轉回我身上,但是因為標題殺人法,一眼就看到重點,反而人們不大會提問,就文字解讀來講每個人都有自己相當認知,不會有人承認自己是閱讀文盲,也因此當你用標題來作為簡報破題的方法,互動則不復存在。

我又再次做試驗,我把標題拿掉,改用圖型組合解釋一些現象、發展、趨勢、組織、邏輯。嗯,各式各樣的圖藉由不同的型狀與顏色,還真的引起比較多的反應,但這又引出另外的問題,那就是圖型辨識力跟解析圖型邏輯能力的差距。講者設計的是屬於自己理解的圖象表達,但台下的人每一張簡報僅只有數分鐘時間理解,在還沒有理解狀況下心思全被圖型給牽引著,講者在講什麼又容易被忽略。

於是,具體的圖片,具有故事性的相片,搭配點到為止的標題,讓人們用想像力來聽講著用說故事的方法感受整個簡報的過程,我發現這種做法出奇的有效,經由穿插式的設計,讓會講畫的圖片帶領人們想像,藉由邏輯式的圖型將人們思考聚焦,再讓文字表述事實的現象,搭配好講者的肢體語言與聲調,可以有效控制整個環境情緒(Environment Emotion),肩界刺激人們互動的機會,觸發人們腦袋的活化。

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